Verslag: naar een optimaal werkproces

Verslag: naar een optimaal werkproces

Naar een optimaal werkproces, door Anouschka Schutte, vertaler Engels/Spaans

In 1998 rolde ik de schoolbanken van de Vertaalacademie (toen nog OTV) uit, recht in een lidmaatschap van het NGTV. Braaf betaalde ik elk jaar in het begin van het jaar mijn contributie, en dat was dat. Ik was vertaalster en ik kon het allemaal wel alleen. Tot vorig jaar mijn grootste klant opstapte en ik ineens weer hard aan de bak moest, nieuwe klanten moest vinden en mijn bedrijfsvoering moest aanpassen.

In het kader van ‘je moet meer netwerken, Anouschka’ kwam ik ook bij de NGTV-kring Midden- en Oost-Brabant terecht. En daar werd op 2 november een workshop georganiseerd door twee oud-docenten van de Vertaalacademie, Marcel Lemmens en Tony Parr, in de vertalerswereld beter bekend als Teamwork. Onder de titel ‘Naar een optimaal werkproces’ kregen wij kringleden een interactieve workshop voorgeschoteld.

Tony nam het woord en begon met de inleiding. Hij verwees hierbij naar het ‘Landelijk profiel van eindcompetenties vertalen Hbo-opleidingen Vertalen en Tolken Nederland’ (definitieve versie 15-12-2009). Navraag wees uit dat nagenoeg niemand van de aanwezige vertalers dit profiel kende, een beetje ‘de klok wel horen luiden, maar de klepel niet weten te hangen’. Tony ging kort in op de eerste vijf hoofdcompetenties:
– de vertaalcompetentie
– de linguïstische en tekstuele competentie
– de culturele competentie, zoekstrategieën en onderzoekscompetentie
– de technische competentie.

Deze klonken allemaal zeer logisch en bekend. De zesde competentie, de zakelijke en ondernemingsgerichte competentie, is echter vaak nog een onderdeel waar echte verbetering (en als gevolg hiervan: winst) zou kunnen worden behaald door de vertaalondernemer. De workshop richtte zich dan ook op dit zesde element.

Tony legde ons als opwarmertje voor het echte werk tijdens de workshop een aantal vragen voor, die we individueel beantwoordden. Hoe bereid je je voor op een vertaalproject? Wat neem je mee in de prijsopgave? Hierbij werd verwezen naar het ‘Mystery Shopper’ experiment dat werd uitgevoerd als onderdeel van het Vertaalcongres afgelopen jaar. Hieruit bleek dat vertaalbureaus en freelance vertalers toch nog flinke steken laten vallen als het gaat om het aantrekken van klanten. Nu kwamen we bij de kern van deze training: het opstellen van ‘het ideale werkproces’.

Volgens de heren van Teamwork kan het ideale werkproces worden ingedeeld in drie fases: de fase voordat er vertaald gaat worden, de vertaalfase en de fase vanaf de levering. Nu moesten we zelf aan de bak: de groep werd verdeeld in drie kleinere groepen, die elk een fase kregen toegewezen. Elke groep ging aan de slag met het benoemen van de stappen die hoorden binnen de betreffende fase. Dit was interessant, omdat je dan merkt dat iedere vertaler anders werkt. We hebben allemaal toch onze eigen werkprocessen ontwikkeld in de jaren dat we werkzaam zijn als vertaler. Echt een aanrader voor elke vertaler: schrijf je eigen proces eens uit en kijk waar je nog aanpassingen kunt aanbrengen om het allemaal soepeler te laten verlopen. Zorg dat je goede offertes uitbrengt, bijvoorbeeld. Kijk eens of je Algemene Voorwaarden aankomen bij de klant. Controleer of de klant je factuur wel heeft ontvangen, overleg met collega’s over bepaalde vertaalkwesties, stel vragen aan je klant. Het zijn allemaal dingen die we wel weten, maar vaak in de loop der jaren hebben losgelaten of soms zelfs nooit hebben toegepast.

Uiteindelijk zorgt een ideaal werkproces voor een aantal verbeteringen: je bent beter georganiseerd, je werkt efficiënter, maakt minder fouten en ondervindt minder problemen. En dit alles leidt tot één heel belangrijk punt: je bent tevreden met én over je werk. Het was een leerzame en gezellige avond, en ik ging met meer leerpunten naar huis dan ik vooraf had kunnen inschatten. Bijscholing is voor ons vertalers enorm belangrijk, maar meestal gaat de aandacht uit naar vakinhoudelijke onderwerpen. Een zakelijk gerichte bijscholing is echter van grote waarde voor de kleine zelfstandige.

Het ideale werkproces: een reeks gestroomlijnde handelingen die reproduceerbaar zijn.

Tijdens de workshop zijn de volgende punten naar voren gekomen als stappen in het ideale werkproces. Dit is uiteraard een voorzet; het ideale werkproces is per vertaler verschillend, afhankelijk ook van de werkvoorkeuren van een individu.

Fase 1: Vooraf
Er wordt gebeld of gemaild met de vraag van de klant.
Uit en in welke taal wordt er vertaald, welke taalvariant verlangt de klant van de vertaler?
Wat is het doel van de tekst, voor welke doelgroep wordt de vertaling gemaakt?
Wat is het onderwerp, uit hoeveel woorden bestaat de tekst?
Moet de vertaling worden beëdigd?
Hoe heeft de klant mij gevonden?
In welk formaat moet er worden aangeleverd en om hoeveel bestanden gaat het?
Wordt er gewerkt met een vertaalgeheugen van de klant?
Ontvangst van de tekst, analyseren van de tekst tbv de prijs en levertijd.
Kan ik dit aan? Zo nee, doorverwijzen, eventueel naar een collega.
Offerte maken en versturen: tarief (richtprijs kan bij eerste contact worden doorgegeven, maar de vertaler moet eerst de tekst zien.)
Inhoud van de offerte: naam bestand, aantal woorden brontekst, levertijd (datum, aantal dagen na akkoord), geldigheid van de offerte, het tarief of de prijs, eventuele korting, btw, talencombinatie, betalingscondities, verwijzing naar algemene voorwaarden (bijlage bij offerte), referenties, cv, verwijzing naar website/LinkedIn.
Een persoonlijke noot in offertes aanbrengen.
Tip van Tony: een korte voorbeeldvertaling in de offerte laten zien.
Zorgen voor follow-up van de offerte: nabellen of mailen.

Fase 2: Tijdens
Project aanmaken
Brontekst analyseren
Vertaalgeheugen openen of nieuw geheugen aanmaken
Instructies doornemen
Het systeem van de klant leren kennen
Termen opzoeken
Vertalen
Overleggen met collega’s
Vragen stellen aan de klant
Lay-out en spelling controleren
Verificatie: Tip van Tony: PerfectIt (consistentiecheck)
Vertaling even laten ‘rusten’ en bij voorkeur de volgende dag controleren/reviseren
Controle op lengterestricties
Drukproefcontrole
Termen opslaan

Fase 3: Vanaf levering
Levering (diverse opties, afhankelijk van de wens van de klant)
Ontvangstbevestiging verkrijgen
Vragen om feedback
Factureren: direct bij levering, vooraf of tussentijds (particulieren), gebundeld (bijvoorbeeld maandelijks), of na controle/goedkeuring van vertaling
Bij niet-betalen: herinnering sturen (twee keer), daarna bellen, daarna eventueel inschakelen van een incassobureau.
Navolging: relatiebeheer (kerstkaarten, e.d.)
Klachtenafhandeling
Nazorg geleverde teksten (controle van teksten op websites bijvoorbeeld)
Vragen of de naam van de vertaler kan worden vermeld bij publicaties (colofon).