Hoe kom ik in beeld bij vertaalbureaus?

Hoe kom ik in beeld bij vertaalbureaus?

Geïnspireerd door een post op de Vertalerskoffiehoek* over cv’s en door de paneldiscussie op de Vertaalacademie in Maastricht, waar een van de studenten vroeg waarop vertaalbureaus een nieuwe vertaler beoordelen, heb ik de volgende vragen eens voorgelegd aan PM’s (projectmanagers) en eigenaren van vertaalbureaus: Hoe beoordelen jullie een nieuwe vertaler? Welke punten zijn van belang? Waar kijken jullie naar als je een vertaler wilt inzetten voor een opdracht?

Als ik kijk naar het grote aantal mails dat ik zelf elke dag krijg van vertalers die voor mij willen werken, dan ga ik schiften op mijn eerste indruk. Net als een van de PM’s die ik sprak, is voor mij het gebruik van een Hotmail-account een no-no. Zelfs als je nét als vertaler begint, kun je met het grootste gemak een andere provider kiezen. Hotmail wordt door zo veel spammers en scammers gebruikt, dat het gewoon bij veel vertaalbureaus het eerste selectiecriterium is geworden.

Een van mijn collega’s vertelde het volgende: “Ik heb lang geleden als PM cv’s beoordeeld. Ik denk dat een gedegen vertaalopleiding en een duidelijke specialisatie wel een teken waren voor kwaliteit, maar het is wel een beetje ‘door de bomen het bos niet meer zien’. Er komen echt heel veel cv’s binnen.” Wat dus belangrijk is, is te weten hoe je als vertaler ergens ‘binnen komt’. Veel vertaalbureaus hebben een online registratiesysteem. Als je dat eerst invult, nemen zij vervolgens contact met je op. De meeste vertaalbureaus reageren niet eens op ‘cold mailing’, puur omdat ze dagelijks zo ontzettend veel nepmails binnen krijgen.

spam mails
Spammails van ‘vertalers’

Andere no-no’s in mails naar vertaalbureaus:
– “Hi dear” als aanhef. Of “Dear,”. Kortom, de aanhef moet goed zijn.
– Te algemene inhoud: “I deliver great quality”. Ja, dat doen we allemaal. Althans, dat denken we allemaal van onszelf.
– Geen motivering in de e-mail. Vertel waarom je bij het bureau zou passen, wat je specialisatie is en waar je je hebt gespecialiseerd, dat zijn allemaal belangrijke punten.
– Geen aandacht besteed aan de layout. Geen alinea’s, geen witregels, geen nieuwe regels beginnen. Dat zijn allemaal zaken waarnaar wordt gekeken.
– Geen vermelding van eigen website of LinkedIn-profiel.

Als je als vertaler zo’n mailtje stuurt, ga je meteen in de prullenbak. Weg ermee! Dus zo moet het niet. Als jouw aanmelding bij een vertaalbureau binnen komt en je komt door die eerste selectie, dan gaan ze je meestal even zoeken: je eigen website, je aanwezigheid op social media, je LinkedIn-profiel. Google is our best friend!

Waar letten PM’s en vertaalbureaumedewerkers wél op? 

  • Is het mailtje foutloos geschreven?
  • Is het een persoonlijk mailtje voor één bureau, of is het een massamailing?
  • Hoe heeft de vertaler het vertaalbureau gevonden: website, aanbeveling, oude collega’s?
  • Hoe ziet het cv eruit? Werkervaring, kennis van CAT-tools?
  • Specialisatie: past de specialisatie bij het betreffende bureau? Juridische vertaalbureaus hebben niet vaak werk voor een medische vertaler, om maar eens een voorbeeld te noemen.
  • Heeft de vertaler een eigen website? Hoe ziet deze eruit? Staat daar goede informatie op?
  • Staat de vertaler op LinkedIn of andere social media? Is het wel een echte persoon? Want ja, dat komt dus ook heel vaak voor, scammers die zich voordoen als vertalers.
  • Als de vertaler de naam noemt van een kennis of oud-collega, dan neemt het vertaalbureau meestal contact met deze persoon op, als referentiebron.

Vanaf dit punt is het, als de beoordeling positief is, vaak een kwestie van onderhandelen: in sommige gevallen een proefvertaling maken, die wordt dan beoordeeld en als die goed wordt bevonden, dan kan er, als de tarieven akkoord zijn, worden gewerkt. Zelf heb ik, als vertaler, meestal vóór de proefvertaling al het gesprek gevoerd over tarieven, want het is natuurlijk zonde als je een proefvertaling gaat maken en dan blijkt achteraf dat het tarief wat wordt aangeboden mijlenver onder jouw eigen tarief ligt.

Even een zijsprong naar proefvertalingen: daar zijn de meningen over verdeeld. Zelf ben ik bereid tot een (gratis) proefvertaling, maar in principe nooit meer dan 300 woorden. (Tenzij het voor een boek is, dan wil ik nog wel eens wat meer doen om een beter beeld van mijn vaardigheden te geven). Ook beding ik altijd dat de proefvertaling wordt gemaakt op een moment dat het mij uitkomt. Daarmee voorkom ik dat ik een vertaling maak waar het bureau vervolgens wel voor wordt betaald. Gratis werken, daar houd ik niet zo van… Proefvertalingen voor directe klanten zijn in mijn praktijk vaak wat minder gebruikelijk en nodig, maar toch bied ik ook daar wel eens aan om een proefvertaling te maken, als mensen twijfelen over of mijn tarief niet te hoog is. Dan zeg ik “vergelijk mijn werk gerust met zo’n hele goedkope vertaler”. Meestal krijg ik dan toch de opdracht, met mijn tarief.

Een andere collega, ook een voormalige PM, vertelde: “Ik heb in mijn vertaalbureauverleden vertalers nooit beoordeeld op hun e-mailadres. Wel lette ik bij de eerste selectie op opleiding, ervaring en de resultaten van een korte proefvertaling. Daarna is het een kwestie van een eerste opdracht geven en in de praktijk kijken hoe de kwaliteit is en hoe de samenwerking gaat – waarbij dat laatste net zo belangrijk is als het eerste.”

Een ervaren collega, eigenaresse van een vertaalbureau, merkte op: “De eerste selectie is of het bericht foutloos is. Ik had vroeger, toen ik nog freelancers zocht, een proefvertaling. Een korte tekst met 4 fouten in de brontekst. Een deel van de test was of de vertaler deze fouten aangaf en/of verbeterde. Stijl, taalvaardigheden, enz. kun je leren, de werkinstelling is lastiger te veranderen!” Dat deed me denken aan een oude bazin uit de horeca, vroeger toen ik jong was. Zij stopte regelmatig te veel geld in de kassa, en dan keek ze of dat werd gemeld. Eerlijkheid duurt het langst, zei ze dan.

Nog een andere collega zei: “Wij kijken naar opleiding, specialisatiescholing, naar het aantal jaren ervaring, en verder gaat het ons voornamelijk om: tarief, spoedtarief, hoeveel men op een dag ongeveer kan vertalen, beschikbaarheid buiten kantoortijden. Hobby’s, etc. zijn minder belangrijk, maar geven soms al wel een bepaald inzicht/voordeel. Stel nou dat je een fervent wedstrijdzeiler bent (om maar iets te noemen), dan zou het zomaar kunnen dat je daar ook over zou kunnen vertalen. (let op, ik schrijf hier dus niet dat mensen dat dan meteen kunnen…)”

Een eigenaar van een vertaalbureau deed ook een duit in het zakje: “Als iemand op basis van ervaring, specialisatie en gepast tarief op de probeerlijst is gezet, dan kijken we natuurlijk naar de kwaliteit van de vertaling. Hoewel foutloosheid prachtig zou zijn, rekenen we er niet op en is dat ook zelden het geval – dus wordt nagenoeg alles intern geredigeerd. Dat levert een kwaliteitsoordeel op: kan iemands werk binnen zodanige tijd worden geredigeerd dat het een prima eindproduct oplevert en dat niet te veel tijd (en dus geld) kost? Zo ja, dan is aan een randvoorwaarde voldaan. Deadlines halen (cruciaal), regelmatig beschikbaar zijn voor spoedwerk (erg fijn). Diepgaander willen specialiseren, super. Dat is het wel zo’n beetje. Wederzijds flexibel zijn, tijdig factureren en betalen, aangenaam contact tussen planners en vertalers, dat maakt het wel compleet zou ik denken.”

Een onderwerp dat regelmatig terugkeerde in de discussie, en waar op de opleiding tot nu toe te weinig aandacht aan wordt besteed: vertaalsoftware. Volgens een van de collega’s is “een CAT-tool zeker een pre, zo niet een vereiste voor nieuwe vertalers”.

PM’s gaven ook aan dat zij het fijn vonden om een band op te bouwen met vaste vertalers. “Loyaliteit komt van twee kanten en als die met voeten werd getreden door bijvoorbeeld te laat te leveren zonder aankondiging, te traag te reageren op e-mail (niet binnen 2 uur), of gewoon niet bereikbaar te zijn zonder vooraankondiging, dan was ik eerder geneigd die vertaler over te slaan. En nog steeds, in die zeldzame gevallen dat ik iets heb uit te besteden, hanteer ik dit principe nog steeds”.

Er werd niet alleen gereageerd door PM’s, maar ook door freelancers die wel eens werk uitbesteden. “Ik ben geen bureau maar besteed soms wel wel werk uit, en soms noodgedwongen aan vertalers die ik (nog) niet ken. Ik vraag vaak een voorbeeld van een vertaling die ze eerder gemaakt hebben. Verder is een goede website/uitgebreid Linkedin-profiel altijd een pluspunt. Grootste afknapper: collega’s die belachelijk lage tarieven vragen of niet naar hun moedertaal vertalen.”

Zelf werk ik, als ik werk uitbesteed, het liefst met collega’s die ik persoonlijk ken, van vertalersborrels of netwerkbijeenkomsten. Dan is de gunfactor ook meteen veel groter, als er een gezicht achter de naam schuilt. Daarom raad ik elke nieuwe vertaler aan om echt op pad te gaan en je gezicht te laten zien in de vertaalwereld.

Daarnaast werk ik eigenlijk uitsluitend met mensen die een echte vertaalopleiding hebben gedaan. Mensen die via via in het vak zijn ‘gerold’ moeten echt heel erg goed worden aangeprezen door collega’s, anders vind ik het risico te groot, hoewel ik eerlijk moet zeggen dat een vertaalopleiding ook niet zaligmakend is.

Ik hoop dat ik met dit overzicht de beginnende vertaler een beetje op weg heb geholpen bij het binnenkomen bij goede vertaalbureaus. Laat je niks wijsmaken, laat je niet onderbetalen en als je twijfels hebt over een bureau of opdrachtgever, vraag dan om raad in de Vertalerskoffiehoek of aan een collega met wat meer ervaring. Succes!

*(FB-community voor professionele vertalers)