Mails beantwoorden: wie goed doet, goed ontmoet!

Mails beantwoorden: wie goed doet, goed ontmoet!

Offertes maken kost tijd. Ik beloof de (potentiële) klant altijd een ‘vrijblijvende offerte’, maar toch ben ik vaak een half uur bezig met het bepalen van de omvang van het project, soms ook met het converteren van bestanden, het berekenen van de kosten, bepalen van de leversnelheid, etc.

Dat is allemaal helemaal niet erg. Die inspanning leveren hoort er nou eenmaal bij. En dan is het hopen dat de klant voor jou kiest. ‘You win some, you lose some’, dat is het motto bij offreren. Maar wat dan wél vet irritant is, is dat veel aanvragers van een offerte, of het nu om bedrijven of om particulieren gaat, niet het fatsoen hebben om te laten weten of ze wel of niet met je in zee gaan.

Dat is vaak om twee redenen. De eerste reden, en die geldt voor particulieren wat vaker dan voor bedrijven, is dat mensen niet graag ‘slecht nieuws’ geven. Ze denken dat als je niks zegt, het vanzelf wel overwaait (‘least said, soonest mended’), maar dat is natuurlijk niet zo. Ik ben zelf meer een ‘trek de pleister er in één keer af’-type. Laat me gewoon weten dat ik het niet ben geworden, mijn zieltje kan dat wel aan.

De tweede reden, en de meest voorkomende denk ik, is laksheid, of beter gezegd luiheid. Mensen vinden het nogal snel veel werk om ‘al die mails in hun inbox’ te beantwoorden. Nou, I call bullshit! Tenzij je je vertaalopdracht hebt laten offreren door honderden vertalers op een forum zoals Proz en je echt talloze onzinoffertes hebt ontvangen vind ik het echt getuigen van een gebrek aan fatsoen als je niet iets laat weten. Als je vijf offertes hebt die je gaat afwijzen, dan is ‘Sorry, onze keuze is op een ander aanbod gevallen’ nogal snel getypt en ge-copy-pastet.

Een aanverwant probleem: een potentiële klant die pas na drie of vier weken (of soms zelfs maanden) reageert op een offerte met de woorden “Ja hoor, akkoord… kun je het morgen klaar hebben?” Ook zo’n wtf-momentje. Ik zit heus niet wekenlang alle werk af te houden om op elk gewenst moment in de houding te kunnen springen en voor jou aan de slag te gaan.

Wat is nou mijn oplossing voor dit probleem? Ten eerste ben ik sinds kort begonnen om in mijn offertemails een zinnetje op te nemen: ‘Graag ontvang ik binnen x dagen een bevestiging of afwijzing voor deze offerte. Op die manier kan ik mijn werkzaamheden voor andere klanten ook wat beter plannen.’ Dat lijkt te helpen. Wat ook helpt is het nabellen of namailen van een offerte: na een dag of vier even een herinneringsmailtje sturen om te vragen of er al een besluit is genomen.

Dat zijn de dingen die ikzelf kan doen. En natuurlijk kan ik me uitspreken over ‘nette werkwijzen en omgangsvormen in het zakelijke mailverkeer’. Ik leer mijn cursisten dat ook...wees netjes! Mailt iemand je, mail dan terug, al is het alleen maar om even te zeggen ‘bedankt voor je bericht, je hoort nog van me’. Helemaal niet reageren op mails, dat is bad for business, want het geeft een signaal af: ‘ik geef niet zo heel veel om je, alleen als jij iets voor mij kan betekenen’. En ik vind dat dus niet kunnen. En het is vast niet goed voor je karma!

CRW_0013
Anouschka Schutte, (medisch) vertaler EN/SP/NE/DU en trainer ondernemersvaardigheden voor vertalers